Как сократить рассылку актов с 4 часов до 10 минут
Если вы каждый месяц вручную копируете данные из Excel в Word, сохраняете по 80+ файлов и рассылаете их по одному — этот гайд для вас.
Типичная проблема
Конец месяца. У вас таблица Excel с 80 клиентами, шаблон акта в Word и несколько часов до дедлайна. Стандартный процесс выглядит так:
- Открываете Excel, смотрите на первую строку
- Открываете шаблон Word, вставляете ФИО, сумму, дату вручную
- Сохраняете как «Акт_Иванов.docx»
- Открываете почту, прикрепляете файл, вводите email, отправляете
- Повторяете 79 раз
Итог: 4 часа работы, ноль удовольствия, высокий шанс ошибки в данных.
Что нужно для автоматизации
Вам понадобятся всего три вещи:
- Excel-таблица с колонками: ФИО, email, сумма, дата и другие данные
- Word-шаблон акта с переменными вида
{{ ФИО }},{{ Сумма }} - Учётная запись Axcel.doc (бесплатный тариф — 50 документов в месяц)
Пошаговый процесс
Убедитесь, что в таблице есть колонка email для каждого получателя. Названия колонок станут именами переменных в шаблоне.
Замените ручные данные на переменные: вместо «Иванов Иван Иванович» напишите {{ ФИО }}. Axcel.doc подхватит имена колонок из Excel автоматически.
Система покажет превью первого документа — вы сразу увидите, правильно ли подставились данные, до запуска всей рассылки.
Укажите тему письма, текст и подпись. Axcel.doc сгенерирует и отправит каждому получателю его персональный акт за 7–10 минут.
Результат
Попробуйте прямо сейчас
50 документов в месяц бесплатно. Без карты, без установки.
Начать бесплатно →