Как заполнить PDF-документ в электронном виде — один бланк или сразу сотню

Если бланк один

Три способа, и у каждого своя цена.

Разница между вторым и третьим способом одна: PDF-редактор заполняет этот файл, а разметка полями заполняет эту форму — сколько угодно раз, разными данными, без повторной ручной работы.

Когда бланк повторяется

Момент, после которого ручное заполнение перестаёт окупаться, наступает раньше, чем кажется. Двадцать удостоверений — это двадцать раз открыть файл, двадцать раз впечатать четыре значения, двадцать раз сохранить под правильным именем. Час работы, в котором несложно перепутать две фамилии местами и узнать об этом от получателя.

Вместо этого бланк размечается один раз: вы показываете, в каком месте страницы стоит фамилия, где номер, где дата. Данные берутся из таблицы — одна строка даёт один готовый документ. Двадцать строк дают двадцать файлов за один запуск.

Сам бланк при этом не меняется: текст ложится поверх готовой страницы, как если бы вы вписали его от руки, только ровно и одинаково во всей серии. Ни переверстывать макет в Word, ни просить дизайнера пересобрать его не нужно.

Как разметить PDF полями

Размечать файл заранее не нужно — ни специальными символами, ни формами внутри PDF. Работа идёт визуально, в браузере.

1. Загрузите таблицу с данными и сам бланк в PDF.
2. Страница бланка откроется как полотно, рядом — список колонок таблицы.
3. Перетащите поле туда, где должно стоять значение: фамилия на удостоверении, номер в углу, дата под подписью.
4. Растяните рамку поля за угол до нужного размера.
5. Укажите колонку-источник и настройте вид: размер, начертание, цвет, выравнивание.
6. Сформируйте один документ и откройте его.
7. Запустите остальные строки.

Выравнивание по центру пригождается чаще, чем кажется: фамилии разной длины, прижатые к левому краю, выглядят на бланке неаккуратно, а выровненные по центру — одинаково у всех.

Если бланк всего один, таблица всё равно нужна, но состоит из одной строки. Это дольше, чем впечатать значения в редакторе, — и окупается со второго раза.

Не только PDF: картинка, Word, презентация

Бланк не всегда существует в PDF. Иногда дизайнер отдал картинку, иногда форма живёт в Word, иногда персонализировать нужно презентацию. Работают все четыре формата.

Обратите внимание на третий столбец: бланк-картинка тоже даёт PDF, а не картинку. Изображение становится фоном страницы, поверх ложится текст, файл сохраняется как PDF. Для печати, отправки и архива это обычно и нужно, но если вам требуются именно JPG — результат придётся конвертировать отдельно.

В презентации логика другая: поля пишутся прямо в тексте слайда двойными фигурными скобками — например {{ ФИО }}, — и расставлять их мышью не нужно.

Длинные значения

Главный риск серии — не опечатка, а длина. Поле на бланке рассчитано на «ООО «Вектор»», а в таблице встречается «Общество с ограниченной ответственностью «Северо-Западная транспортная компания»». В одном документе это видно сразу, в серии из двухсот — нет.

Поведение задаётся для каждого поля отдельно:

• Переносить и уменьшать. Текст переносится по словам, шрифт уменьшается, пока значение не поместится в рамку — но не мельче заданного вами минимума. Подходит для названий организаций, адресов, должностей и фамилий.
• Обрезать с предупреждением. Значение обрезается по границе поля, и вы получаете предупреждение. Годится там, где обрезка допустима и заметна.

Проверять вручную не нужно: кнопка «Проверить все строки» прогоняет по бланку всю таблицу и сообщает, все ли значения помещаются. Запускать её стоит до формирования серии, а не после.

Что проверить на первом документе

Один документ перед серией стоит минуты и снимает большую часть проблем.

• значения попали в нужные поля, а не сдвинулись на соседние;
• текст не наезжает на элементы бланка — рамку, логотип, линию подписи;
• самое длинное значение из таблицы помещается или уменьшается приемлемо;
• кириллица отображается корректно, без вопросительных знаков и квадратов;
• поля на второй и последующих страницах стоят там, где задумано;
• цвет текста читается на фоне бланка, особенно если фон тёмный или с рисунком.

Ограничения, которые стоит знать заранее

• Шрифт вписываемого текста — Liberation Sans или DejaVu Sans. Оба корректно показывают кириллицу, но фирменную гарнитуру для подставляемых значений выбрать нельзя. Сам бланк сохраняет оформление целиком.
• Размер бланка — до 100 страниц и до 500 полей.
• Поля текстовые. Подставляется текст из колонки, а не изображение или подпись.
• PDF под паролем не принимается — защиту нужно снять до загрузки.
• Картинка на входе даёт PDF на выходе. Если нужен JPG, потребуется отдельная конвертация.

И общая граница сервиса: Аксель.Док подставляет ваши данные в ваш бланк и собирает файлы. Он не проверяет, верны ли значения в таблице, и не подписывает документы электронной подписью. Эти решения остаются за вами.

Частые вопросы