Акты с подписью и печатью из Excel: у каждой компании — свои

Кому это нужно

Всем, кто готовит документы от имени многих людей или компаний:

• бухгалтерии на аутсорсе — акты и счета по каждому клиенту;
• управляющим компаниям и холдингам — документы от каждого юрлица группы;
• компаниям с исполнителями — задания и акты, где подписывает каждый исполнитель;
• учебным центрам — удостоверения и сертификаты с подписью разных преподавателей.

Сто компаний по сто документов — это десять тысяч файлов. Вручную вставлять в каждый подпись и печать никто не будет. В Аксель.Док это один запуск.

Как это сделать

1. Поставьте поля в шаблон

В Word-шаблоне на месте подписи поставьте поле {{ Подпись }}, на месте печати — {{ Печать }}. Картинка встанет ровно туда, где стоит поле, — например, на линию «____».

2. Подготовьте таблицу

В Excel у каждой строки должны быть организация и тот, кто подписывает. Картинки в таблицу класть не нужно — достаточно названия и ФИО.

3. Назовите картинки так же, как в таблице

Подпись директора — по ФИО: «Иванов И.И.png». Печать — по названию организации: «ООО Альфа.png». Регистр, буква «ё», кавычки и другие знаки препинания не важны.

4. Загрузите подписи и печати — один раз

На шаге сопоставления у поля «Подпись» выберите «Своя подпись в каждой строке» и укажите колонку «Директор». У поля «Печать» — «Своя печать в каждой строке» и колонку «Организация».

Нажмите «Загрузить подписи» и выберите сразу все файлы или один ZIP-архив. Картинки останутся в разделе «Мои подписи», и в следующем месяце загружать их снова не нужно.

5. Проверьте сводку

Сервис сразу сверяет таблицу с картинками и пишет, например: «Подписи найдены для 97 из 100 строк». По кнопке «Где не нашли» видно, каких строк это касается. Добавьте недостающие файлы — сводка обновится.

6. Создайте документы

Выберите формат — DOCX или PDF — и запустите генерацию. Если к каждому акту нужен ещё и счёт, добавьте второй шаблон: оба документа получат те же подписи и печати. Готовые файлы скачайте ZIP-архивом или сразу разошлите по почте.

Если подписи лежат внутри Word

Часто подписи и печати уже вставлены картинками в старые документы. Достать их можно за минуту:

1. Сделайте копию файла Word.
2. Поменяйте у копии расширение с .docx на .zip.
3. Откройте архив и зайдите в папку word/media. Там лежат все картинки документа.
4. Переименуйте нужные файлы — по ФИО или по названию организации, как в таблице.

Сколько документов можно сделать

На тарифе «Документы» — без ограничений по количеству, 990 ₽ в месяц. 1 000 документов сервис создаёт за 5 минут. Рассылка писем — с тарифа «Старт».

Частые вопросы