Образец приказа об утверждении штатного расписания
Бланк и образец заполнения в Word — скачайте бесплатно, без регистрации. Если приказов много, заполните таблицу: Аксель.Док сделает все за один запуск.

Как выглядит заполненный приказ
Значения из примера таблицы выделены. В шаблоне с полями на их месте стоят поля. Нажмите кнопку, чтобы увидеть приказ так, как он выглядит в шаблоне.
ООО «Северная звезда»
ПРИКАЗ № 41-од
от 30.09.2026
г. Москва
Об утверждении штатного расписания
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить и ввести в действие с 01.10.2026 штатное расписание (приложение к настоящему приказу) со следующими показателями:
| Количество штатных единиц | 24 |
|---|---|
| Месячный фонд оплаты труда по штатному расписанию, руб. | 2 184 000 |
2. Признать утратившим силу с 01.10.2026 штатное расписание, утверждённое приказом от 29.12.2025 № 52-од.
3. Ответственный за исполнение приказа: Тарасова Галина Ивановна, Главный бухгалтер.
Приложение: штатное расписание на 2 л.
Генеральный директор ____________ Д.С. Белоусов
С приказом ознакомлен(а):
____________ Тарасова Галина Ивановна «___» ____________ 20___ г.
Как сделать приказы для всех организаций сразу
Бухгалтерская или кадровая аутсорс-компания к 1 января готовит приказы об утверждении штатного расписания для 20 клиентов. В таблице одна строка на организацию: руководитель, дата, число единиц и фонд оплаты труда.
- 01
Скачайте шаблон и пример таблицы
Шаблон Word уже размечен полями, а в примере Excel колонки называются так же.
- 02
Впишите организации в таблицу
Одна строка — один приказ: организация, руководитель, дата введения, число штатных единиц и фонд оплаты труда.
- 03
Загрузите оба файла в Аксель.Док
Перед запуском можно проверить все строки таблицы.
- 04
Проверьте и скачайте приказы
Откройте несколько готовых файлов, затем скачайте все DOCX или PDF одним архивом.
Бесплатный тариф — до 50 документов и до 50 писем суммарно, бессрочно, без банковской карты.
Что заполнить в приказе
Эти же названия стоят в первой строке примера Excel. Если заполнять таблицей, каждая строка станет отдельным приказом.
| Поле | Что указать | Пример |
|---|---|---|
{{Организация}} | Наименование работодателя, как в учредительных документах (для ИП — «Индивидуальный предприниматель Фамилия Имя Отчество») | ООО «Северная звезда» |
{{Место_издания}} | Населённый пункт, где подписан приказ | г. Москва |
{{Номер_приказа}} | Регистрационный номер приказа; у каждой строки таблицы — свой | 41-од |
{{Дата_приказа}} | Дата подписания приказа (ДД.ММ.ГГГГ). После поля в шаблоне нет «г.» — дата может вывестись и как «29.09.2026», и как «29 сентября 2026 года» | 30.09.2026 |
{{Должность_руководителя}} | Должность подписанта в именительном падеже | Генеральный директор |
{{ФИО_руководителя}} | Инициалы и фамилия подписанта | Д.С. Белоусов |
{{Дата_введения}} | Дата, с которой действует новое штатное расписание | 01.10.2026 |
{{Штатных_единиц}} | Общее количество штатных единиц цифрами | 24 |
{{Фонд_оплаты_труда}} | Месячный фонд оплаты труда по штатному расписанию, руб. | 2 184 000 |
{{Дата_прежнего_приказа}} | Дата приказа, которым утверждено прежнее штатное расписание | 29.12.2025 |
{{Номер_прежнего_приказа}} | Номер этого приказа | 52-од |
{{ФИО_ответственного}} | ФИО ответственного за исполнение полностью, в именительном падеже | Тарасова Галина Ивановна |
{{Должность_ответственного}} | Его должность в именительном падеже | Главный бухгалтер |
{{Листов_приложения}} | Количество листов штатного расписания | 2 |
Что говорит закон
Штатное расписание, как правило, утверждают приказом и в нём же указывают дату, с которой оно действует. В штатном расписании перечисляют структурные подразделения, должности, количество штатных единиц и оклады. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) связывает с ним трудовую функцию работника: это «работа по должности в соответствии со штатным расписанием» (ст. 15, абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Новое штатное расписание обычно утверждают с начала года или при изменении структуры и окладов.
Нормы дословно и источники (10)
Трудовая функция — работа по должности в соответствии со штатным расписанием.
Трудовые отношения - отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы)
Трудовая функция в договоре — по должности в соответствии со штатным расписанием; при льготах и ограничениях наименование должности — по квалификационным справочникам или профстандартам.
трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы). Если в соответствии с настоящим Кодексом, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации, или соответствующим положениям профессиональных стандартов;
Форма Т-3 «Штатное расписание» утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (применение необязательно — см. ПЗ-10/2012).
N Т-3 "Штатное расписание"
Унифицированные формы из альбомов (в том числе Т-1, Т-3, Т-5, Т-6, Т-8, Т-9, Т-11 из постановления Госкомстата № 1) с 2013 года не обязательны; обязательными остаются формы, установленные на основании других федеральных законов.
С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).
Формы первичных учётных документов определяет руководитель; для организаций бюджетной сферы — бюджетное законодательство.
Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций бюджетной сферы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.
Месячная зарплата при отработанной норме не может быть ниже минимального размера оплаты труда (МРОТ).
Месячная заработная плата работника, полностью отработавшего за этот период норму рабочего времени и выполнившего нормы труда (трудовые обязанности), не может быть ниже минимального размера оплаты труда.
Изменение условий трудового договора, в том числе перевод, — только по письменному соглашению сторон.
Изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме.
Если из-за изменения организационных или технологических условий труда прежние условия договора сохранить нельзя, работодатель может изменить их сам (кроме трудовой функции), но письменно уведомляет работника не позднее чем за два месяца.
В случае, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства, другие причины), определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены, допускается их изменение по инициативе работодателя, за исключением изменения трудовой функции работника. О предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом.
При сокращении работнику предлагают другую работу (вакансию).
При проведении мероприятий по сокращению численности или штата работников организации работодатель обязан предложить работнику другую имеющуюся работу (вакантную должность) в соответствии с частью третьей статьи 81 настоящего Кодекса.
О сокращении предупреждают персонально и под роспись не менее чем за два месяца.
О предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников организации работники предупреждаются работодателем персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения.
Частые ошибки в этом приказе
- Наименования должностей в штатном расписании и в трудовых договорах не совпадают.
Абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ
трудовая функция в договоре — «работа по должности в соответствии со штатным расписанием». - Для должностей с льготами или ограничениями названия придумали сами, не сверив с квалификационным справочником или профстандартом.
Абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ
в таких случаях наименования должностей «должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках… или соответствующим положениям профессиональных стандартов». - Новым штатным расписанием снизили оклады работающих сотрудников без соглашения с ними.
Ст. 72 ТК РФ
изменение условий трудового договора — по соглашению сторон в письменной форме. Без согласия работника — только если из-за изменения организационных или технологических условий труда прежние условия сохранить нельзя (ч. 1 ст. 74 ТК РФ), и с письменным уведомлением «не позднее чем за два месяца» (ч. 2 ст. 74 ТК РФ). - Должность исключили из штатного расписания с даты утверждения, не предупредив работника за два месяца.
Ч. 2 ст. 180 ТК РФ
о сокращении работников предупреждают «персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения». - Заложили заработную плату, при которой работник, отработавший норму, получит меньше минимального размера оплаты труда.
Ч. 3 ст. 133 ТК РФ
месячная заработная плата работника, полностью отработавшего норму, «не может быть ниже минимального размера оплаты труда».
Нашли ошибку в уже подписанном приказе? Исправьте её приказом о внесении изменений в приказ.
Частые вопросы
Обязательна ли унифицированная форма Т-3?
Нет. По разъяснению Минфина России, с 1 января 2013 года формы из альбомов унифицированных форм первичной учётной документации «не являются обязательными к применению» (Информация № ПЗ-10/2012). Формы определяет руководитель по представлению лица, ведущего бухгалтерский учёт (ч. 4 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ). Для организаций бюджетной сферы действуют правила бюджетного законодательства.
Можно ли изменить оклады работников новым штатным расписанием?
Одного штатного расписания недостаточно. Изменение условий трудового договора, «в том числе перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон», а соглашение заключают в письменной форме (ст. 72 ТК РФ). По инициативе работодателя при организационных или технологических изменениях работника уведомляют письменно не позднее чем за два месяца (ч. 1 и 2 ст. 74 ТК РФ).
Что делать, если занятой должности нет в новом штатном расписании?
Это сокращение штата. Работника предупреждают «персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения» (ч. 2 ст. 180 ТК РФ) и предлагают ему другую имеющуюся у работодателя работу (вакантную должность), как требует часть 1 статьи 180 ТК РФ. Поэтому дату введения нового штатного расписания планируют с учётом этого срока.
Можно ли сделать много таких приказов за один раз?
Да. Заполните пример Excel: одна строка — один приказ. Загрузите таблицу и этот шаблон в Аксель.Док — сервис сделает отдельный приказ по каждой строке. Бесплатный тариф — до 50 документов и до 50 писем суммарно, бессрочно, без банковской карты.
Другие образцы приказов
- Приказ о приёме на работу
- Приказ об увольнении (о прекращении трудового договора)
- Приказ о предоставлении отпуска
- Приказ о премировании (поощрении) работника
- Приказ о переводе на другую работу
- Приказ о направлении работника в командировку
- Приказ о применении дисциплинарного взыскания
- Приказ о назначении ответственного за пожарную безопасность
- Приказ о внесении изменений в приказ
Сделайте приказы для всех организаций за один запуск
Скачайте шаблон и пример таблицы, впишите свои организации и загрузите оба файла. Бесплатный тариф — до 50 документов и до 50 писем суммарно, бессрочно, без банковской карты.