Письмо о задолженности по оплате: образец в Word
Бланк и образец письма в Word — скачайте бесплатно, без регистрации. Каждый месяц напоминаете покупателям о долгах? Заполните таблицу: Аксель.Док сделает письмо каждому должнику с его суммой и разошлёт их с вашей почты.

Образец заполнения письма о задолженности по оплате
Значения из примера таблицы выделены. В шаблоне с полями на их месте стоят поля. Нажмите кнопку, чтобы увидеть письмо так, как оно выглядит в шаблоне.
ООО «Тёплый контур»
ИНН 7725000019, КПП 772501001
115114, г. Москва, ул. Кожевническая, д. 7
Тел. +7 495 000-00-00
Исх. № 118 от 15.10.2026
Генеральному директору
ООО «Северная звезда»
Петрову Игорю Николаевичу
О задолженности по оплате
Уважаемый Игорь Николаевич!
Напоминаем, что по договору № 12/26 от 15.01.2026 у вас есть задолженность перед ООО «Тёплый контур»:
| Неоплаченные документы | акт № 101 от 31.08.2026 на 45 000,00 руб. акт № 112 от 30.09.2026 на 45 000,00 руб. |
| Задолженность на 15.10.2026, руб. | 90 000,00 |
| Оплатить до | 22.10.2026 |
Просим оплатить её до 22.10.2026 по реквизитам: получатель ООО «Тёплый контур», ИНН 7725000019, КПП 772501001, расчётный счёт 40702810000000000001 в ПАО «Банк Пример», г. Москва, БИК 044525000, корр. счёт 30101810400000000225.
Если вы уже оплатили, пришлите, пожалуйста, номер и дату платёжного поручения — мы сверим расчёты. Если заплатить к этой дате не получается, позвоните нам по телефону +7 495 000-00-00: обсудим график.
Генеральный директор ____________ Лебедев С. А.
должность / подпись / фамилия, инициалы
Как напомнить о долге сразу всем должникам
Поставщик кормов отгружает товар зоомагазинам с отсрочкой платежа. Первого числа у него 19 покупателей с просрочкой. Бухгалтер вносит в таблицу должников, договоры, суммы долга и новый срок оплаты. Аксель.Док делает 19 писем, в каждом — сумма этого покупателя, и отправляет их с вашей почты. Через месяц — та же таблица, суммы новые.
- 01
Скачайте шаблон и пример таблицы
Шаблон Word уже размечен полями, а в примере Excel колонки называются так же.
- 02
Впишите должников в таблицу
Одна строка — одно письмо: покупатель, адрес его почты, договор, сумма долга и срок оплаты. Суммы и даты попадут в письмо так, как они выглядят в ячейках Excel.
- 03
Загрузите оба файла в Аксель.Док
Перед запуском можно проверить все строки таблицы.
- 04
Проверьте и разошлите письма
Откройте несколько готовых писем и отправьте каждому контрагенту его письмо с вашей почты. Все письма можно и скачать одним архивом — DOCX или PDF.
Бесплатный тариф — до 50 документов и до 50 писем суммарно, бессрочно, без банковской карты.
По этой же таблице — досудебная претензия: добавьте колонки ИНН_контрагента и Адрес_контрагента
Как написать письмо о погашении задолженности: что указать
Эти же названия стоят в первой строке примера Excel. Если заполнять таблицей, каждая строка станет отдельным письмом.
| Поле | Что указать | Пример |
|---|---|---|
{{Номер_письма}} | Исходящий номер письма по вашему журналу. У каждой строки свой | 118 |
{{Дата_письма}} | Дата письма, ДД.ММ.ГГГГ | 15.10.2026 |
{{Организация}} | Ваша организация, как в уставе. Одинаково во всех строках | ООО «Тёплый контур» |
{{ИНН_организации}} | Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) вашей организации: 10 цифр | 7725000019 |
{{КПП_организации}} | Код причины постановки на учёт (КПП) вашей организации: 9 цифр | 772501001 |
{{Адрес_организации}} | Юридический адрес вашей организации | 115114, г. Москва, ул. Кожевническая, д. 7 |
{{Телефон}} | Телефон, по которому контрагент позвонит вам по этому письму | +7 495 000-00-00 |
{{Контрагент}} | Кому письмо: название организации или, если это индивидуальный предприниматель, «ИП Фамилия И. О.». Несколько писем одному контрагенту уйдут ему одним письмом | ООО «Северная звезда» |
{{Должность_адресата}} | Должность получателя так, как пишут после «кому»: Генеральному директору, Директору, Индивидуальному предпринимателю | Генеральному директору |
{{ФИО_адресата}} | Фамилия, имя, отчество получателя в именительном падеже. В шапке письма Аксель.Док поставит их в дательном: Петрову Игорю Николаевичу. Можно с инициалами: Петров И. Н. | Петров Игорь Николаевич |
{{Обращение}} | Начало письма без восклицательного знака: Уважаемый Игорь Николаевич или Уважаемая Наталья Викторовна | Уважаемый Игорь Николаевич |
{{Договор}} | Как продолжить фразу «по договору …»: № 12/26 от 15.01.2026 или на техническое обслуживание № 5/26 от 02.02.2026 | № 12/26 от 15.01.2026 |
{{Документы}} | Неоплаченные акты, накладные или счета. Несколько — в одной ячейке, каждый с новой строки (Alt+Enter) | акт № 101 от 31.08.2026 на 45 000,00 руб. |
{{Долг_на_дату}} | На какую дату считаете долг, ДД.ММ.ГГГГ | 15.10.2026 |
{{Сумма_долга}} | Сколько не оплачено, руб. с копейками — это и есть дебиторская задолженность контрагента | 90 000,00 |
{{Оплатить_до}} | До какой даты просите оплатить, ДД.ММ.ГГГГ | 22.10.2026 |
{{Банк}} | Ваш банк и город — куда платить | ПАО «Банк Пример», г. Москва |
{{БИК}} | Банковский идентификационный код (БИК) вашего банка: 9 цифр | 044525000 |
{{Корр_счет}} | Корреспондентский счёт вашего банка: 20 цифр | 30101810400000000225 |
{{Расчетный_счет}} | Ваш расчётный счёт: 20 цифр | 40702810000000000001 |
{{Должность_подписанта}} | Должность того, кто подписывает письмо | Генеральный директор |
{{Подписант}} | Фамилия и инициалы того, кто подписывает письмо | Лебедев С. А. |
Что говорит закон
Письмо о задолженности напоминает контрагенту, что счёт или акт не оплачен: сколько он должен, по какому договору и до какой даты заплатить. Другие его названия — уведомление о задолженности, письмо о просроченной задолженности и письмо о погашении дебиторской задолженности. Термина «письмо о задолженности» в законе нет, закон говорит о требовании кредитора. Если срок оплаты есть в договоре, платить нужно в этот срок. Если срока нет, долг гасят «в течение семи дней со дня предъявления кредитором требования о его исполнении» (п. 2 ст. 314 Гражданского кодекса Российской Федерации, ГК РФ). Не помогло напоминание — следующий шаг досудебная претензия.
Нормы сверены 15.10.2026: Гражданский кодекс РФ, часть первая — в редакции от 10.06.2026, часть вторая — от 24.06.2025 с изменениями от 09.06.2026; Арбитражный процессуальный кодекс РФ — от 15.12.2025
Нормы дословно и источники (6)
Если в договоре есть срок оплаты, платят в этот срок. Если срока нет или он определён моментом востребования, платят в течение семи дней со дня требования кредитора, если другой срок не следует из закона, договора, обычаев или существа обязательства.
1. Если обязательство предусматривает или позволяет определить день его исполнения либо период, в течение которого оно должно быть исполнено (в том числе в случае, если этот период исчисляется с момента исполнения обязанностей другой стороной или наступления иных обстоятельств, предусмотренных законом или договором), обязательство подлежит исполнению в этот день или соответственно в любой момент в пределах такого периода. 2. В случаях, когда обязательство не предусматривает срок его исполнения и не содержит условия, позволяющие определить этот срок, а равно и в случаях, когда срок исполнения обязательства определен моментом востребования, обязательство должно быть исполнено в течение семи дней со дня предъявления кредитором требования о его исполнении, если обязанность исполнения в другой срок не предусмотрена законом, иными правовыми актами, условиями обязательства или не вытекает из обычаев либо существа обязательства. При непредъявлении кредитором в разумный срок требования об исполнении такого обязательства должник вправе потребовать от кредитора принять исполнение, если иное не предусмотрено законом, иными правовыми актами, условиями обязательства или не явствует из обычаев либо существа обязательства.
Покупатель оплачивает товар сразу до или после передачи, если договор или закон не говорят иное. Если он не заплатил вовремя, продавец вправе потребовать оплату и проценты по ст. 395 ГК РФ.
1. Покупатель обязан оплатить товар непосредственно до или после передачи ему продавцом товара, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом, другим законом, иными правовыми актами или договором купли-продажи и не вытекает из существа обязательства. 3. Если покупатель своевременно не оплачивает переданный в соответствии с договором купли-продажи товар, продавец вправе потребовать оплаты товара и уплаты процентов в соответствии со статьей 395 настоящего Кодекса.
Заказчик оплачивает оказанные услуги в сроки и в порядке из договора.
1. Заказчик обязан оплатить оказанные ему услуги в сроки и в порядке, которые указаны в договоре возмездного оказания услуг.
За просрочку оплаты начисляют проценты по ключевой ставке Банка России, если закон или договор не устанавливают другой размер; проценты считают по день оплаты. Если в договоре есть неустойка за просрочку оплаты, проценты по ст. 395 не взыскивают, если закон или договор не говорят иное.
1. В случаях неправомерного удержания денежных средств, уклонения от их возврата, иной просрочки в их уплате подлежат уплате проценты на сумму долга. Размер процентов определяется ключевой ставкой Банка России, действовавшей в соответствующие периоды. Эти правила применяются, если иной размер процентов не установлен законом или договором. 3. Проценты за пользование чужими средствами взимаются по день уплаты суммы этих средств кредитору, если законом, иными правовыми актами или договором не установлен для начисления процентов более короткий срок. 4. В случае, когда соглашением сторон предусмотрена неустойка за неисполнение или ненадлежащее исполнение денежного обязательства, предусмотренные настоящей статьей проценты не подлежат взысканию, если иное не предусмотрено законом или договором.
Если должник совершил действия, которые свидетельствуют о признании долга, срок давности прерывается и начинается заново.
Течение срока исковой давности прерывается совершением обязанным лицом действий, свидетельствующих о признании долга. После перерыва течение срока исковой давности начинается заново; время, истекшее до перерыва, не засчитывается в новый срок.
Спор о взыскании денег по договору можно передать в арбитражный суд через 30 календарных дней после направления претензии (требования), если закон или договор не устанавливают другой срок или порядок. Для других гражданских споров досудебный порядок нужен, только если его устанавливает федеральный закон или договор.
5. Гражданско-правовые споры о взыскании денежных средств по требованиям, возникшим из договоров, других сделок, вследствие неосновательного обогащения, могут быть переданы на разрешение арбитражного суда после принятия сторонами мер по досудебному урегулированию по истечении тридцати календарных дней со дня направления претензии (требования), если иные срок и (или) порядок не установлены законом или договором. Иные споры, возникающие из гражданских правоотношений, передаются на разрешение арбитражного суда после соблюдения досудебного порядка урегулирования спора только в том случае, если такой порядок установлен федеральным законом или договором.
Частые ошибки в письме о задолженности по оплате
- Написали «по закону оплатите в течение семи дней», хотя срок оплаты есть в договоре.
П. 1 ст. 314 ГК РФ
если обязательство предусматривает день исполнения, оно «подлежит исполнению в этот день или соответственно в любой момент в пределах такого периода». - Пригрозили и процентами по ст. 395 ГК РФ, и неустойкой из договора за одну и ту же просрочку.
П. 4 ст. 395 ГК РФ
«В случае, когда соглашением сторон предусмотрена неустойка за неисполнение или ненадлежащее исполнение денежного обязательства, предусмотренные настоящей статьей проценты не подлежат взысканию, если иное не предусмотрено законом или договором». - Отправили бумажное письмо по адресу из договора, а в едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ) у должника уже другой адрес.
П. 3 ст. 54 ГК РФ
«Сообщения, доставленные по адресу, указанному в едином государственном реестре юридических лиц, считаются полученными юридическим лицом, даже если оно не находится по указанному адресу».
Частые вопросы
Чем письмо о задолженности отличается от досудебной претензии?
Письмо о задолженности — мягкое напоминание: долг, договор, новый срок оплаты. Претензия — следующий шаг, если напоминание не помогло, с требованием заплатить и предупреждением о суде. По названию письма закон их не различает. Для спора о деньгах по договору важна претензия (требование): обратиться в арбитражный суд можно «по истечении тридцати календарных дней со дня направления претензии (требования)», если закон или договор не устанавливают другой срок (ч. 5 ст. 4 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации, АПК РФ). Образец претензии — ниже, в разделе «Если нужен другой документ».
Как написать письмо-напоминание об оплате в мягкой форме?
Без угроз и без слов о суде. Назовите договор, неоплаченные документы, сумму и дату, до которой просите заплатить. Попросите прислать платёжное поручение, если деньги уже ушли, и оставьте телефон: должнику бывает проще договориться о графике. Так и написан образец на этой странице.
Сколько ждать оплаты после письма?
Если срок оплаты есть в договоре, должник платит в этот срок. Если срока в договоре нет, долг нужно погасить в течение семи дней со дня требования кредитора (п. 2 ст. 314 ГК РФ). Дату, до которой просите заплатить, вы ставите сами — в колонке «Оплатить_до».
Приложить ли к письму акт сверки?
Можно: по акту сверки видно, из чего сложилась сумма. Сам акт сверки закон не упоминает. Он говорит о действиях должника, которые свидетельствуют о признании долга: после них срок исковой давности начинается заново (ст. 203 ГК РФ). Бланк акта сверки — ниже, в разделе «Если нужен другой документ».
Можно ли начислить проценты за просрочку оплаты?
Закон это позволяет: при просрочке «подлежат уплате проценты на сумму долга», их размер считают по ключевой ставке Банка России, если закон или договор не устанавливают другой (п. 1 ст. 395 ГК РФ). Если в договоре есть неустойка за просрочку оплаты, проценты по ст. 395 не взыскивают, если закон или договор не говорят иное (п. 4 ст. 395 ГК РФ). В мягком напоминании проценты обычно не упоминают — их требуют в претензии.
Можно ли разослать письма о задолженности всем должникам сразу?
Да. Скачайте шаблон Word с полями и пример Excel и впишите должников: одна строка — долг по одному договору. Аксель.Док сделает письмо по каждой строке и отправит каждому должнику его письмо с вашей почты. Если у контрагента долг по двум договорам, оба письма придут ему одним письмом. Бесплатный тариф — до 50 документов и до 50 писем суммарно, бессрочно, без банковской карты.
Если нужен другой документ
- Досудебная претензия о задолженностиЕсли после напоминания долг не погасили.
- Акт сверки взаиморасчётовСверьте сумму долга до письма.
- Счёт на оплатуЕсли должник просит выставить счёт заново.
Напомните о долге всем должникам за один запуск
Скачайте шаблон и пример таблицы, впишите своих должников и загрузите оба файла. Бесплатный тариф — до 50 документов и до 50 писем суммарно, бессрочно, без банковской карты.