Уведомление об отпуске по графику: образец и бланк Word
Уведомление об отпуске по графику в Word: бланк и образец заполнения — скачайте бесплатно, без регистрации. Каждый месяц предупреждаете всех, у кого скоро отпуск? Заполните таблицу: Аксель.Док сделает уведомление на каждого и сам склонит ФИО.
Образец заполнения уведомления об отпуске
Значения из примера таблицы выделены. В шаблоне с полями на их месте стоят поля. Нажмите кнопку, чтобы увидеть документ так, как он выглядит в шаблоне.
ООО «Северная звезда»
Исх. № 31 от 19.10.2026
Кузнецову Дмитрию Андреевичу
Должность: Менеджер по продажам
Подразделение: Отдел продаж
УВЕДОМЛЕНИЕ
о начале ежегодного оплачиваемого отпуска
В соответствии с графиком отпусков на 2026 год уведомляем Вас, что Вам предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск с 09.11.2026 по 22.11.2026 включительно. Количество календарных дней отпуска: 14.
Дата выхода на работу после отпуска — 23.11.2026.
Оплата отпуска будет произведена не позднее чем за три дня до его начала (часть девятая статьи 136 Трудового кодекса Российской Федерации).
Если Вы хотите перенести отпуск или разделить его на части, просим до начала отпуска подать письменное заявление в отдел кадров.
Генеральный директор ____________ Белоусов Д. С.
должность / подпись / фамилия, инициалы
С уведомлением ознакомлен(а):
«___» ____________ 20___ г. ____________ / ____________________
дата, подпись, фамилия и инициалы работника
Как сделать уведомления об отпуске сразу на всех, кто уходит в этом месяце
В компании 120 сотрудников, и почти каждый месяц по графику в отпуск уходят человек 10–15. В середине октября кадровик копирует из графика отпусков строки на ноябрь — 14 сотрудников — в таблицу: ФИО, должность, отдел, даты отпуска. Аксель.Док за один запуск делает 14 уведомлений о начале отпуска, у каждого свои даты, ФИО стоит в нужном падеже. Каждому сотруднику его уведомление уходит письмом с вашей почты, а распечатанные экземпляры он подписывает в отделе кадров. В ноябре в ту же таблицу встают строки на декабрь.
- 01
Скачайте шаблон и пример таблицы
Шаблон Word уже размечен полями, а в примере Excel колонки называются так же.
- 02
Перенесите в таблицу отпуска месяца из графика
Одна строка — одно уведомление: ФИО полностью, должность, отдел, даты отпуска и число дней.
- 03
Загрузите оба файла в Аксель.Док
Перед запуском можно проверить все строки таблицы.
- 04
Проверьте и разошлите уведомления
Откройте несколько готовых уведомлений, затем скачайте все DOCX или PDF одним архивом на печать или отправьте каждому сотруднику его уведомление письмом с вашей почты.
Бесплатный тариф — до 50 документов и до 50 писем суммарно, бессрочно, без банковской карты.
По этой же таблице — приказы о предоставлении отпуска: добавьте колонки из примера приказа
Как написать уведомление о начале отпуска: что указать
Эти же названия стоят в первой строке примера Excel. Если заполнять таблицей, каждая строка станет отдельным документом.
| Поле | Что указать | Пример |
|---|---|---|
{{Организация}} | Название работодателя как в уставе. Одинаково во всех строках | ООО «Северная звезда» |
{{Номер_уведомления}} | Исходящий номер по вашему журналу | 31 |
{{Дата_уведомления}} | Дата уведомления, ДД.ММ.ГГГГ. До первого дня отпуска — не меньше двух недель | 19.10.2026 |
{{ФИО}} | Фамилия, имя и отчество работника полностью, как в паспорте. В шапке уведомления ФИО встанет в дательный падеж: «Кузнецову Дмитрию Андреевичу» | Кузнецов Дмитрий Андреевич |
{{Должность}} | Должность по штатному расписанию | Менеджер по продажам |
{{Подразделение}} | Отдел, служба или склад | Отдел продаж |
{{Год_графика}} | Год графика отпусков, четыре цифры | 2026 |
{{Дней_отпуска}} | Сколько календарных дней отпуска, только число. Праздники внутри отпуска не считайте | 14 |
{{Дата_начала}} | Первый день отпуска по графику, ДД.ММ.ГГГГ | 09.11.2026 |
{{Дата_окончания}} | Последний день отпуска, ДД.ММ.ГГГГ | 22.11.2026 |
{{Дата_выхода}} | Первый рабочий день после отпуска, ДД.ММ.ГГГГ | 23.11.2026 |
{{Должность_руководителя}} | Должность того, кто подписывает уведомление | Генеральный директор |
{{ФИО_руководителя}} | Фамилия и инициалы того, кто подписывает | Белоусов Д. С. |
Что говорит закон
Уведомление об отпуске пишут работнику, когда подходит его отпуск по графику. Заявление в этом случае не нужно: о начале отпуска работника извещают под роспись не позднее чем за две недели (ч. 3 ст. 123 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ)). Опоздали с уведомлением — работник может письменно попросить перенести отпуск, и отказать ему нельзя (ч. 2 ст. 124 ТК РФ). Форму уведомления о начале отпуска Трудовой кодекс не задаёт: достаточно даты начала и конца отпуска, числа дней и подписи работника.
Нормы сверены 12.10.2026 с Трудовым кодексом РФ в редакции от 25.05.2026
Нормы дословно и источники (5)
Очерёдность отпусков задаёт график. Он обязателен и для работодателя, и для работника, а о начале отпуска работника извещают под роспись не позднее чем за две недели.
Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.
Если о начале отпуска предупредили позднее чем за две недели или отпускные не выплатили вовремя, работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести отпуск на срок, согласованный с работником.
Если работнику своевременно не была произведена оплата за время ежегодного оплачиваемого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала этого отпуска позднее чем за две недели до его начала, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником.
Если работник заболел, отпуск продлевают или переносят на другой срок, который работодатель определяет с учётом пожеланий работника.
Ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника, в случаях: временной нетрудоспособности работника;
Отпускные выплачивают не позднее чем за три дня до начала отпуска.
Оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала.
Отпуск считают в календарных днях. Нерабочие праздничные дни внутри отпуска в его дни не входят.
Продолжительность ежегодных основного и дополнительных оплачиваемых отпусков работников исчисляется в календарных днях и максимальным пределом не ограничивается. Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются.
Частые ошибки в уведомлении об отпуске
- О начале отпуска по графику сообщили за неделю.
Ч. 3 ст. 123 ТК РФ
«О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала». - Уведомили поздно, работник письменно попросил перенести отпуск, а ему отказали.
Ч. 2 ст. 124 ТК РФ
«работник был предупрежден о времени начала этого отпуска позднее чем за две недели до его начала, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником». - Отпуск поставили не на даты из графика, а когда удобно отделу, и работника не спросили.
Ч. 2 ст. 123 ТК РФ
«График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника». - Отпускные перечислили в первый день отпуска.
Ч. 9 ст. 136 ТК РФ
«Оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала». - Праздник внутри отпуска посчитали днём отпуска и назвали дату выхода на день раньше.
Ч. 1 ст. 120 ТК РФ
«Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются».
Частые вопросы
Нужно ли уведомление об отпуске по графику отпусков?
Да. Если отпуск стоит в графике, заявление работник не пишет, а работодатель обязан его известить: «О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала» (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Уведомление о начале отпуска — самый простой способ получить эту подпись.
За сколько дней нужно уведомить работника о начале отпуска?
Не позднее чем за две недели до первого дня отпуска (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Раньше — можно: многие кадровики уведомляют всех, кто уходит в отпуск в следующем месяце, одним днём в середине текущего. Отпускные выплачивают не позднее чем за три дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).
Что будет, если уведомить сотрудника об отпуске позже чем за две недели?
Работник вправе письменно попросить перенести отпуск на другой срок, и работодатель обязан согласиться — новые даты согласуют с работником (ч. 2 ст. 124 ТК РФ). Если работник не против уйти в отпуск в срок, отпуск начинается по графику.
Можно ли отправить уведомление об отпуске работнику по почте?
Письмо удобно как напоминание: сотрудник заранее видит даты и успевает спланировать отпуск. Но Трудовой кодекс требует извещения под роспись (ч. 3 ст. 123 ТК РФ), поэтому второй экземпляр уведомления распечатайте и дайте работнику подписать с датой.
Можно ли сделать уведомления об отпуске сразу на всех сотрудников?
Да. Скачайте на этой странице шаблон Word с полями и пример Excel, перенесите в таблицу строки из графика отпусков на месяц: одна строка — одно уведомление. Аксель.Док сделает отдельное уведомление на каждого и сам поставит ФИО в нужный падеж. Добавьте в таблицу колонки из примера приказа — и по ней же получите приказы о предоставлении отпуска. Бесплатный тариф — до 50 документов и до 50 писем суммарно, бессрочно, без банковской карты.
Если нужен другой документ
- Приказ о предоставлении отпускаЕго издают по графику или по заявлению: бланк и образец в Word.
- Заявление на отпускЕсли отпуск нужен не по графику или даты переносят.
- Трудовой договор
- Заявление на увольнение
- Заявление о приёме на работу
- Справка с места работы
- Дополнительное соглашение к трудовому договору
- Объяснительная записка
- Характеристика с места работы
- Заявление на отпуск за свой счёт
- Служебная записка
- Уведомление о сокращении
- Уведомление об изменении условий трудового договора
- Расчётный листок
Сделайте уведомления об отпуске на всех за один запуск
Скачайте шаблон и пример таблицы, перенесите в неё отпуска месяца из графика и загрузите оба файла. Бесплатный тариф — до 50 документов и до 50 писем суммарно, бессрочно, без банковской карты.